Es ist September. Nicola Lagoni sitzt mit seinem Stellvertreter und Geschäftspartner Patrick Werth und der Buchhalterin ihres Unternehmens TempTop AG seit zwei Tagen an einem überfüllten Bürotisch. Es ist die Zeit des Budgets für nächstes Jahr.
Das laufende Jahr war aus finanzieller Sicht, zumindest was den Umsatz betrifft, bis dato sehr erfreulich verlaufen. Trotzdem stehen die beiden Geschäftsführer vor einer schier unlösbaren Aufgabe. Bereits letztes Jahr gelang es ihnen nur mit viel Zeit und vielen glücklichen Schätzungen ein Budget für dieses Jahr zu erstellen. Nun sind zu den 120 Mitarbeitern von letztem Jahr nochmals 35 dazu gekommen. Zwar viele mit tiefen Pensen, was aber die Planung fürs Budget nicht unbedingt erleichtert.
Vieles läuft nach wie vor über Papier, so mussten sie Anfang letztes Jahr auch einen Sachbearbeiter zu 50% einstellen, um die vielen Stundenrapporte einigermassen zeitnah in Lohnabrechnungen verwandeln zu können. Die Finanzen sind zwar sehr genau unter Kontrolle, das langjährige Vertrauensverhältnis mit der Buchhalterin zahlt sich aus. Oft wissen alle drei, inklusive der Buchhalterin nicht so ganz genau, wo welche Stunden angefallen sind, warum jetzt genau die Erfolgsrechnung so positiv ausgefallen ist. So fällt es den dreien denn jetzt auch schwierig eine Projektion von geleisteten Stunden in diesem Jahr auf die Zukunft zu übertragen.
«Könnten wir das nicht irgendwie besser lösen nächstes Jahr?», fragt Patrick in die Runde?
«Ja wie denn, hast Du eine Idee?», entgegnet Nicola.
«Wir müssten eine Lösung finden, wie wir die Stunden all unserer Mitarbeiter, egal bei welchem Kunden sie arbeiten online erfassen zu können.»
«Das wäre sicher sinnvoll», meint die Buchhalterin, «denn trotz sehr guten Umsätzen ist der Gewinn dieses Jahr prozentual zurück gegangen, da die Lohnkosten in der Administration markant gestiegen sind.»
Nach einigem hin und her, waren sich schlussendlich alle einig, dass der Schritt ins volldigitale Zeitalter mehr als fällig war, gerade mit ihren wachsenden Mitarbeiterzahlen. Denn sonst würde wohl mit der Zeit der administrative Aufwand mehr und mehr vom Gewinn wegfressen, obwohl der Umsatz weiter steigt.
Sie einigten sich darauf, dass Patrick und Nicola in den nächsten 2 Wochen einen Business Case für dieses Projekt entwickeln würden, so liessen sich etwaige Projektkosten ebenfalls korrekt budgetieren.
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